Informativa privacy

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è REYTEL SRL, società che attualmente gestisce BidTheMoon, Via Sant’Agostino 5, 90134 Palermo, Italia, Partita IVA 04877180820.

Per domande o per esercitare i diritti puoi scrivere alla sede indicata, alla PEC reytel@pec.it oppure usare la pagina Contatti, selezionando “Altro” e indicando “Privacy” nel messaggio. La PEC è posta elettronica certificata e ha valore di comunicazione formale. Da confermare: eventuale nomina e recapiti del responsabile della protezione dei dati (DPO), se applicabile.

2. Dati trattati e provenienza

• Candidature e profili B2B: nome struttura o agenzia, tipologia della struttura, referente, email, telefono, città, sito e, dove richiesti, indirizzo e dati amministrativi.
• Account: identificativi del profilo, email, credenziali gestite dal servizio di autenticazione, ruolo e stato di accesso.
• Richieste: destinazione e zona, date, ospiti, camere, esigenze, servizi, prezzo proposto, note e recapiti. Le agenzie possono fornire dati per conto dei propri clienti.
• Contatti e lista d’attesa: nome, email, motivo e testo del messaggio; per la lista d’attesa, email e registrazione del consenso.
• Operazioni del servizio: risposte delle strutture, selezione, stati e scadenze; quando si usa il pagamento, importi, riferimenti e stati della transazione e della prenotazione.
• Arturo: testo inserito in chat o per preparare la richiesta; audio registrato volontariamente per la dettatura e relativa trascrizione.
• Dati tecnici: informazioni necessarie a sessione, navigazione, gestione degli errori e controlli antiabuso; gli endpoint AI utilizzano anche l’indirizzo IP per limitare le richieste.

I dati provengono dall’interessato, dall’agenzia che presenta la richiesta o dalle operazioni svolte sulla piattaforma. Per dati di clienti o altri ospiti raccolti indirettamente, vanno definiti gli obblighi informativi dell’art. 14 GDPR e le responsabilità dell’agenzia. Non inserire documenti, dati di carte, informazioni sanitarie o altri dati sensibili nelle note o in Arturo. La gestione di esigenze che rivelino dati particolari richiede una verifica specifica dell’art. 9 GDPR.

3. Finalità e basi giuridiche da verificare

Le basi sotto indicate sono ipotesi da validare per ciascun trattamento, non scelte legali già formalizzate. La casella di presa visione dell’informativa non vale come consenso generale per qualsiasi utilizzo dei dati.

Candidature B2B e adesione

Valutare la candidatura, ricontattare il referente e gestire l’eventuale adesione. Da verificare: misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6.1.b); per referenti di società, eventuale interesse legittimo (art. 6.1.f), da motivare e bilanciare.

Richieste di soggiorno

Raccogliere la proposta, distribuirla alle strutture compatibili, gestire risposte ed esito. Da verificare: art. 6.1.b per il servizio richiesto; base specifica e informazione ai clienti quando i dati sono forniti da un’agenzia. Compilare non invia; l’invio finale salva una richiesta reale, senza garantire disponibilità.

Account e accessi

Autenticare l’utente e gestire profilo, autorizzazioni e recupero password. Da verificare: art. 6.1.b per l’account; art. 6.1.f per sicurezza e prevenzione degli abusi, con indicazione dell’interesse perseguito e relativo bilanciamento.

Contatti e comunicazioni di servizio

Rispondere ai messaggi e comunicare aggiornamenti relativi alla candidatura o alla richiesta. Da verificare: art. 6.1.b per richieste precontrattuali; eventuale art. 6.1.f per altri contatti pertinenti. Queste comunicazioni sono distinte dalla promozione commerciale.

Pagamenti e prenotazioni, quando utilizzati

Gestire il pagamento richiesto dall’utente, la conferma e i riferimenti della prenotazione. Da verificare: art. 6.1.b; art. 6.1.c solo per obblighi fiscali e contabili effettivamente applicabili, da identificare. Il percorso beta prevede pagamenti di prova: questa informativa non annuncia l’attivazione di pagamenti live.

Lista d’attesa e aggiornamenti di lancio

Registrare l’interesse al lancio separatamente dalle richieste di soggiorno. Il modulo registra email e consenso; l’invio automatico degli aggiornamenti di lancio non è implementato. Da verificare: consenso specifico (art. 6.1.a), contenuto dell’informazione e modalità di revoca prima di inviare aggiornamenti.

Assistenza facoltativa Arturo

Rispondere a domande sulla piattaforma, trascrivere audio e aiutare a preparare i campi della richiesta. Da verificare: base del servizio richiesto (art. 6.1.b) e presupposti per audio, fornitori e dati di terzi. Il permesso del microfono non costituisce da solo un consenso GDPR per altri usi.

4. Dati richiesti, fiera e marketing

I campi obbligatori sono indicati nei moduli: senza di essi non è possibile completare la relativa operazione. Il viaggiatore può compilare senza account, ma per inviare deve fornire almeno un recapito valido, email oppure WhatsApp; non sono richiesti entrambi. La lista d’attesa e Arturo sono facoltativi e separati dall’invio della richiesta.

I dati raccolti in fiera sono destinati alla candidatura o al contatto richiesto, non a campagne di marketing. Eventuale marketing deve essere gestito separatamente, con informazione e base giuridica appropriate; ove richiesto, consenso specifico, facoltativo e revocabile. L’adesione o il contatto non equivalgono a tale consenso.

5. Destinatari e fornitori

Il personale autorizzato di REYTEL SRL può trattare i dati per la gestione del servizio. Le strutture compatibili ricevono i dati necessari a valutare la richiesta; l’agenzia che la gestisce accede alle proprie richieste. I dati dei concorrenti non vengono mostrati alle altre strutture. Non si afferma che i recapiti del richiedente siano sempre nascosti: il flusso gestisce dati di contatto.

• Lovable Cloud: servizi utilizzati per dati, autenticazione e archiviazione, basati sull’infrastruttura del servizio.
• Resend: integrazione per email transazionali. La coda conserva destinatario, contenuto dell’evento e stato dell’invio; configurazione o accettazione dell’invio non dimostrano la consegna.
• Stripe, tramite l’integrazione Lovable: pagamento e collegamento dei conti delle strutture. Il codice applicativo gestisce riferimenti e stati delle transazioni, non un archivio di numeri di carta.
• Lovable AI: inoltro di testo e audio per le funzioni di Arturo. I fornitori e modelli a valle e le loro condizioni vanno verificati contrattualmente, non dedotti dal solo codice.

Da confermare: denominazioni legali dei fornitori, ruoli di responsabile o titolare autonomo, accordi dell’art. 28 GDPR, subfornitori e dati effettivamente accessibili a ciascun destinatario. WhatsApp può essere fornito come recapito, ma la consegna automatica di messaggi WhatsApp non risulta operativa nella verifica disponibile; non viene promessa come servizio attivo.

6. Arturo e registrazioni audio

La dettatura si avvia su scelta dell’utente e richiede il permesso del microfono. L’audio viene inviato al servizio AI per produrre un testo modificabile; il codice dell’endpoint non lo salva nel profilo né in un archivio audio applicativo. Questo non esclude log o conservazione da parte dei fornitori, i cui tempi non sono verificati. Anche testo e trascrizione vengono elaborati dal servizio AI quando si richiede l’analisi.

Arturo offre risposte testuali sulla conoscenza pubblica della piattaforma e aiuta a precompilare il modulo. Non legge i dati privati dell’account nella chat, non invia richieste, non accetta offerte e non paga al posto dell’utente. Non è disponibile una conversazione vocale con risposte audio. Il modulo manuale resta disponibile. Da confermare: conservazione e log AI, eventuale utilizzo dei contenuti da parte dei fornitori e misure per evitare dati non necessari.

7. Matching e selezione automatizzata

La richiesta è distribuita in base alla destinazione e alla tipologia compatibile. Alla scadenza, la selezione automatica considera le risposte accettate entro il termine: prima compatibilità e requisiti obbligatori riconoscibili nei servizi registrati, poi il numero di opzioni richieste presenti; a parità, precedenza alla risposta più rapida e criterio tecnico stabile. I requisiti in testo libero non riconducibili ai servizi registrati si basano sull’accettazione esplicita della struttura. Viene selezionata una sola soluzione; se nessuna è idonea, la richiesta scade senza soluzione. Un’eventuale selezione amministrativa già effettuata non viene sovrascritta.

La selezione determina la soluzione proposta, non una prenotazione automatica: il richiedente resta libero di procedere e la prenotazione richiede pagamento e conferma. Puoi chiedere chiarimenti o segnalare errori tramite Contatti. Da verificare legalmente: applicabilità dell’art. 22 GDPR, rilevanza degli effetti della selezione e, se applicabile, garanzie, intervento umano e contestazione. Maggiori dettagli nelle FAQ.

8. Conservazione, browser e trasferimenti

Non sono stati verificati termini di conservazione per candidature, account, richieste, messaggi, lista d’attesa, code email e log, né un ciclo generale di cancellazione automatica. Non vengono quindi indicati periodi numerici non confermati. Il titolare deve definire e comunicare, per ciascuna categoria, tempi o criteri determinabili, inclusi dati non approvati, account inattivi, richieste scadute, backup e obblighi documentali effettivi. Chiudere una richiesta non equivale a cancellarne i dati.

Il modulo utilizza la memoria di sessione del browser per conservare la bozza; autenticazione e navigazione utilizzano memorie tecniche. Da completare: inventario di cookie, memorie locali e strumenti eventualmente caricati da servizi esterni, con durata e necessità di consenso ove applicabile.

Il codice verifica l’uso dei servizi sopra elencati, ma non consente di accertare paesi di trattamento, regioni di hosting o accessi da paesi esterni allo Spazio economico europeo. Non viene dichiarata né esclusa una specifica destinazione internazionale. Da verificare prima di finalizzare l’informativa: eventuali trasferimenti, paesi, decisioni di adeguatezza o garanzie degli artt. 44 e seguenti GDPR, e modalità per ottenere copia delle garanzie attraverso Contatti.

9. Diritti e reclamo

Nei casi e alle condizioni previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità; puoi opporti ai trattamenti basati sull’interesse legittimo e al marketing diretto. Quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. I diritti relativi alle decisioni automatizzate si applicano quando ne ricorrono i presupposti.

Le richieste possono essere inviate tramite Contatti, alla PEC reytel@pec.it o alla sede di REYTEL SRL. Il GDPR prevede un riscontro senza ingiustificato ritardo, normalmente entro un mese; l’eventuale proroga fino a due ulteriori mesi deve essere motivata e comunicata entro il primo mese. Può essere necessaria una verifica proporzionata dell’identità.

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente ai sensi dell’art. 77 GDPR, e ricorrere alle altre tutele previste dal Regolamento.

10. Fonti e punti da completare

La struttura di questa informativa segue le indicazioni ufficiali del Garante e le linee guida europee sulla trasparenza. Riferimenti:

• Garante — Guida all’applicazione del GDPR
• Linee guida sulla trasparenza, WP260 rev.01
• EDPB — Decisioni automatizzate e profilazione

Restano da validare le basi giuridiche e i bilanciamenti, i ruoli di agenzie e strutture, le informative per i clienti, i tempi di conservazione, gli accordi e trasferimenti dei fornitori, audio e log AI, la prova dei consensi ove richiesti, l’inventario cookie e l’eventuale necessità di DPO o valutazione d’impatto (DPIA). Questa revisione non modifica le condizioni commerciali né i flussi del servizio.